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e-Invoicing Pflicht für Zulieferer öffentlicher Behörden

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Unternehmen nutzen elektronische Rechnung (e-Invoicing) unterschiedlich stark

Am 27. November 2020 trat die nächste Stufe der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Kraft. Nach jetzigem Stand müssen dann alle Zulieferer öffentlicher Behörden auf Bundesebene sowie in Bremen ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Diese Regelung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße für alle Auftragnehmer.

Was den Einsatz von e-Invoicing angeht, gibt es derzeit noch deutliche Unterschiede zwischen großen und kleinen Unternehmen. Dies ergab eine Befragung von 523 Unternehmen, durchgeführt von Handelsblatt Research Institute, YouGov und Comarch im Dezember 2019. Der Umfrage zufolge setzt jedes dritte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern bereits auf elektronischen Rechnungsversand. Bei den kleineren Firmen ist es nur jeder fünfte Betrieb. Bei großen Unternehmen ist nur eine Minderheit von 10 Prozent nicht von der EU-Richtlinie betroffen, während es bei den Kleinen jeden Dritten nicht trifft.

Christian Brestrich, Geschäftsführer der B&L Management Consulting GmbH, erläutert Status und Herausforderungen bei elektronischem Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Hand: „Im B2B-Bereich sind Lösungen zur elektronischen Rechnungsbearbeitung bereits weit verbreitet. Dort geht es mittlerweile eher um Themen wie die konsequente Umsetzung des Purchase-to-Pay (P2P) Prozesses bis hin zum Aufbau gemeinsamer Austauschportale mit Lieferanten.

Die Lieferung von strukturierten Datenformaten an öffentliche Auftraggeber sehe ich daher als überschaubare Herausforderung für viele Unternehmen. Natürlich wird auch hier wieder der Bereich der kleinen und mittelständischen Unternehmen vor eine große Herausforderung gestellt, da dort oft noch eine Fakturierung über MS-Office-Produkte erfolgt.“

„Grundsätzlich zeigen die Ergebnisse [der Umfrage], dass insbesondere im Bereich der elektronischen Ausgangsrechnungen in Deutschland noch sehr viel Potenzial vorhanden ist. Wünschenswert am Markt wäre eine standardisierte und mittelpreisige Lösung, die insbesondere KMU den Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung erleichtert.

In größeren Unternehmen und Konzernen ist sehr oft schon eine Lösung zur elektronischen Fakturierung vorhanden. Herausforderung dort ist üblicherweise nur die Einrichtung neuer Übertragungswege und Formate wie jetzt zukünftig die XRechnung.“

Hintergrund: Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen (e-Invoicing), der von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelte wurde und bereitgestellt wird. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, d. h., die Inhalte einer Rechnung sind spezifiziert und können automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.

Quelle: eGovernment Computing online, 20.02.2020

Infobox

Lesedauer: 2 Min

  • EU-Richtlinie 2014/55/EU seit 27.11.2020 in Kraft
  • Strukturierte Datenformate als Herausforderung
  • Unterschiede zwischen großen und mittleren Unternehmen

Elektronische Rechnungen an die Verwaltung

Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Dabei besteht die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen für Bundesministerien und die Verfassungsorgane bereits seit dem 27.11.2018. Schon Ende 2019 folgten alle übrigen Bundesstellen, danach alle weiteren öffentlichen Auftraggeber, auch auf Landes- und kommunaler Ebene.

Am 27. November 2020 trat ergänzend für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Ansonsten werden diese abgelehnt.

Die Regelungen auf Länderebene unterscheiden sich dagegen zum Teil erheblich voneinander.

Als Leitorganisation der e-Invoicing-Branche hat es sich der Verband elektronische Rechnung (VeR) zur Aufgabe gemacht, die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch mit den Behörden für alle Beteiligten – gerade auch für Lieferanten – so gut wie möglich zu unterstützen.