Le meilleur de deux mondes
Pour l'éditique du futur, c'est-à-dire la création et l'impression de "documents intelligents" avec de nombreuses possibilités de post-traitement (impression et canaux électroniques), les formats de données AFP et PDF jouent un rôle essentiel.
AFP ou PDF ? Les opinions divergent grandement concernant le meilleur format pour l'éditique. Au vu de son succès pour l'échange de documents électroniques, le format PDF est souvent considéré sans rival. Il est certain que le format PDF conçu par Adobe devient de plus en plus répandu pour les communications bureautiques dans tous les domaines. Il en existe de nombreuses versions spécifiques, qui sont entretemps devenues des normes ISO, aussi bien pour l'archivage (PDF/A), que le prépresse numérique (PDF/X) et les documents techniques (PDF/E) –, et d'autres sont sur le point d'être homologuées. PDF devient aussi de plus en plus populaire comme format d'échange dans les domaines de la santé et de l'impression transactionnelle de données variables. Rien d'étonnant à cela, car le format PDF présente des avantages certains. Issu du très populaire langage de description de page PostScript, il offre les avantages des graphiques vectoriels, qui sont nettement supérieurs que dans le format AFP. En outre, PDF comprend de nombreuses fonctions supplémentaires : accès direct aux pages, compression et navigation interactive.
L'un de ses principaux avantages est sans aucun doute la gestion intégrée des polices. Toutes les polices utilisées peuvent être directement intégrées au document, de sorte que le texte aura toujours le même aspect lors de l'affichage. Pour gagner de la place, il est possible de limiter les polices aux caractères utilisés.
D'autres particularités plaident en faveur de PDF. S'il est nécessaire d'actualiser un document, il suffit d'insérer les objets modifiés à la fin. Ainsi, on peut très rapidement et facilement ajouter des éléments mineurs, tels que des filigranes, ou corriger le texte. La création de documents est tout aussi simple. Lors de la génération d'un PDF, la disposition des objets dans le document n'a pas d'importance. Il n'est pas nécessaire de les ordonner au cours d'une étape préliminaire ; le PDF est généré au cours d'une même étape de création. Se rajoute à cela la possibilité d'intégrer des métadonnées (titre, auteur, date de création, etc.). Ces dernières sont importantes pour un éventuel traitement ultérieur du document, par exemple, l'archivage, mais n'ont aucune incidence sur l'aspect final. De plus, ce format gère plusieurs types de chiffrement, contrôles d'accès et signatures numériques et devient de ce fait idéal pour le traitement de documents confidentiels envoyés par Internet ou utilisés dans une application de navigateur Web. PDF est bien plus qu'un simple format de document. Les technologies courantes telles que le multimédia, XML, Java, le traitement de formulaires, etc. font partie intégrante de ce format. Dans la mesure où il est possible d'intégrer des attributs supplémentaires, tels que la structure du document, le sens de lecture et du texte alternatif pour expliquer les images, PDF a encore gagné en attrait. Il s'agit d'un format puissant et à forte valeur ajoutée supérieur à AFP pour tout ce qui est représentation des documents.
AFP résiste
Néanmoins, AFP reste le format le plus répandu pour l'impression de masse. Les raisons à cela sont principalement la compacité du flux de données et la vitesse d'impression (jusqu'à 3 000 pages par minute). En outre, la gestion des ressources est ici plus flexible et complète qu'avec PDF. Ainsi, AFP gère plus intelligemment les magasins papier : grâce à un fichier de commandes, il devient possible de définir quelles pages sont imprimées sur quelle imprimante et en quel mode (recto ou recto verso). Il est aussi possible de définir le flux de données AFP pour l'impression sur bobine ou feuille à feuille, une fonction qui n'existe pas (encore) dans PDF.
Autre avantage : AFP est le seul flux de données avec une gestion intégrée des erreurs. Les imprimantes AFP vérifient automatiquement que tous les caractères et chiffres du flux données ont été imprimés. En cas d'impression incomplète ou d'éléments manquants, un message d'erreur s'affiche. Cette fonction de contrôle est très importante pour l'émission d'extraits de compte et de chèques. Ce n'est pas un hasard si AFP prédomine dans l'impression industrielle de factures et d'extraits de compte. AFP est utilisé sur la quasi totalité des imprimantes haut de gamme dans le monde entier. La situation est quelque peu différente dans le prépresse : ici, PDF s'est probablement définitivement imposé. Néanmoins, dans un avenir proche, il est peu probable que PDF remplace AFP, et ce n'est pas non plus nécessaire. Pourquoi ne pas bénéficier des avantages des deux flux de données, afin de rendre l'éditique d'entreprise globalement plus efficace ? Pourquoi ne pas exploiter la "coexistence de deux formats forts" pour créer et générer des "documents intelligents" destinés à tous les canaux de diffusion? Alors que la livraison des données se fait de plus en plus via PDF (puissant, sûr et à forte valeur ajoutée), AFP joue de ses atouts dans les dernières étapes avant l'impression.
Aujourd'hui, l'enjeu en éditique ne consiste plus seulement à produire le maximum de documents le plus rapidement possible. La tendance est à l'intelligence, c'est-à-dire des documents dont le contenu doit être globalement et intrinsèquement accessible. Dans ce contexte, l'accessibilité joue un rôle important. Le politiquement correct prend également de l'ampleur. Un malvoyant a tout autant le droit de prendre connaissance du contenu d'un document qu'un voyant. Le format PDF/UA tient compte de cela. Il fait appel à un lecteur d'écran (voir PDF Glossaire) pour une lecture correcte du document d'un point de vue sémantique et stylistique. Bien que PDF/UA ait encore du chemin à parcourir pour un document totalement accessible, il prend néanmoins en compte des exigences essentielles telles que la définition du sens de lecture, de la langue et de la structure du document, ainsi que l'identification des artefacts.
Métadonnées, l'alpha et l'oméga
Une éditique intelligente et efficace a avant tout besoin de métadonnées qui puissent être lues, enregistrées et qui accompagnent le processus complet de génération et de conversion du document. Les métadonnées sont la base du traitement en aval ou parallèle ; par exemple, avant l'impression, si le document doit être sorti également en tant que E-Postbrief. Pour l'archivage, les métadonnées sont indispensables. Ce qui semble logique peut cependant rester problématique dans la pratique. Dans de nombreuses entreprises, les données disponibles sont incomplètes. PDF peut s'avérer utile car dans ce format, il est facile d'intégrer des métadonnées, de les afficher et de les lire.
Les possibilités de PDF à cet égard sont illimitées. L'engagement de nombreux fournisseurs de systèmes d'éditique (OMS ou Output Management Systems) en faveur du développement de nouvelles normes PDF montre clairement qu'il faut s'attendre à de nouvelles innovations en matière de traitement intelligent des documents. À cet égard, Compart compte parmi les entreprises pionnières. Ce spécialiste de l'éditique présent sur le plan international fait partie de nombreux organismes et associations. En tant que membre fondateur, Compart contribue activement au PDF/A Competence Center et est chargé de la normalisation des formats sur le plan mondial au sein du Consortium AFP. L'entreprise participe également à l'établissement de nouvelles normes telles que PDF/UA et PDF/VT. Les produits Compart de la gamme DocBridge prennent en charge les normes PDF et AFP aussi bien en tant que format d'entrée que de sortie.
Grâce à son savoir-faire exhaustif en matière d'optimisation des flux de données, Compart est un acteur incontournable pour le développement de solutions d'éditique innovantes et efficaces qui permettent de réduire les coûts tout en diminuant les sources d'erreurs lors de la génération, du traitement, de la conversion et de l'impression de documents.