Output Management – un long périple dont la destination reste encore inconnue…
Le secteur de l'Output Management a connu une révolution au cours des dernières décennies, notamment grâce à l'évolution croissante de l'importance des documents électroniques – et ce n'est pas fini! Le marché devient de plus en plus complexe et confus pour l'utilisateur comme pour le fournisseur. C'est entre autres pour cette raison que la définition de l'Output Management n'est pas claire. Selon les secteurs, les responsabilités et les fonctions, différentes parties du processus font partie du processus d'Output Management, comme par exemple la gestion centralisée d'imprimantes par le biais d'un seul logiciel.
Cependant, l'Output Management regroupe bien plus encore, puisqu'il englobe l'ensemble du processus: La création d'un document d'après les contenus disponibles selon les différents systèmes d'entrées, le traitement complet puis la transmission au destinataire ou bien l'archivage. L'Output Management est donc une optimisation de l'ensemble du processus en matière de temps, de qualité et de coûts.
La commande de tous les appareils faisant partie du processus (imprimantes, appareils de mise sous pli, etc.) fait partie du traitement au même titre que les processus basés sur les documents et l'envoi. En outre, toute l'attention est portée sur la surveillance des différentes étapes et de la reconnaissance et résolution automatiques d'erreurs.
L'Output Management permet notamment de remplacer les documents imprimés par une solution bien moins coûteuse et plus rapide d'envoi électronique de factures au format PDF. En outre, les directives et normes spéciales telles que la norme PDF/A pour la création de documents sans papier et l'archivage à long terme prennent de plus en plus d'importance.
Les nouveautés actuelles telles que le courrier en ligne ou le De-Mail, c'est-à-dire la possibilité d'une communication numérique écrite en temps réel, montrent que les innovations à venir permettront au marché de l'Output Management une croissance constante dans les années à venir.
Multi canal pour une sortie en masse – pour tout format et tout document
Une tendance se dessine clairement: Hier encore, les employés de certaines sociétés ultra modernes imprimaient le courrier à leur de poste de travail pour aller, à pied, le déposer au service du courrier, où il était mis sous pli et affranchi. Ces sociétés se sont converties aux services Managed Document Services. Chaque lettre est créée, enregistrée puis produite par le grand Output. Nous l'avons également constaté chez Compart: les employés du service du courrier ont fini de mépriser les documents Word. L'interface la plus populaire que l'on puisse utiliser pour connecter l'Output est l'interface du pilote d'imprimante de Windows. Cette interface est indispensable et nous nous en servons depuis des années. A l'heure actuelle, des applications décentralisées créent différents types de fichiers, y compris par le biais de services Web ou autres. C'est là qu'intervient notre logiciel DocBridge Pilot en tant que plaque tournante centrale, y compris pour les documents créés par le biais de services web. L'entrée dans le système d'Output ne passe plus par un fichier XML enregistré ici ou là. Il passe désormais okay, par tous les systèmes devant être connectés afin de pouvoir intégrer toute forme de sortie en plus du processus de masse classique. Prenons l'employé de la société d'assurance qui utilise une application Word que l'informaticien de service lui a écrite il y a des années. Jusqu'alors, il imprimait sur l'imprimante du service, et aujourd'hui, nous sommes fiers de lui permettre d'envoyer tout cela au système d'Output. Bientôt, ce document pourra peut-être être envoyé par courrier en ligne. Ce traitement de bout en bout devient un système complexe: du choix de l'entrée au choix de la sortie, en passant par la plaque tournante qui permet de commander le tout. Une sortie en masse qui peut se produire ou être archivée par tous les canaux courants dans le format choisi, imprimé, en pièce jointe électronique, fichier à télécharger sur un portail web ou bien courrier en ligne.
Output Management est toujours synonyme d'archivage
C'est sur la sortie multi canal que l'ensemble de l'Output électronique, e-mails compris, sera commandé par un tel système, y compris pour l'archivage. Ce système de sortie doit absolument commander ce canal. Désormais, tous les projets d'Output Management doivent également être des projets d'archivage. La diversité croît ainsi des deux côtés de la plaque tournante où l'Output de l'entreprise s'organise. Au niveau de la sortie, il y a de nombreuses tâches multi canal à réaliser. Document de transaction : De plus en plus de factures, de relevés de compte, de décomptes sont créés sous forme électronique et ne sont plus imprimés. De nouveaux produits comme le De-Mail et le courrier en ligne viennent confirmer cette tendance. Les fournisseurs de ces services proposent de choisir plus tard l'envoi physique ou numérique. Vous souhaitez prendre en charge les documents vous-même et décider s'ils seront imprimés et mis sous pli ou bien si vous les envoyez sous forme électronique.
C'est à chaque entreprise de choisir les documents à sortir. Un grand choix de canaux permet d'assurer confort et efficacité.
Harald Grumser, CEO chez Compart