Compart: Gestion documentaire et output management

Etude

Potentiel sur le marché d'output management allemande. (site web en anglais)

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Archivage en espagnol

Que faire lorsque le support externe du système d'archivage de l'entreprise est brusquement interrompu ? La banque espagnole Bancaja a, par exemple, fait contre mauvaise fortune bon coeur. Elle a renouvelé entièrement son système existant et l'a complété avec des fonctions Web d'extraction de documents. Le résultat : un accès confortable et une plus grande satisfaction client.

Avec près de 5 000 collaborateurs dans plus 1 000 filiales et l'un des plus gros volumes d'émission de titres, Bancaja fait partie des plus importants établissements financiers d'Espagne. Les besoins en archivage sont en conséquence. Il s'agit en effet de traiter quotidiennement des milliers d'informations bancaires et de les stocker de manière réglementaire. Chez Bancaja, cela signifie consolider les transactions quotidiennes dans la base de données pendant la nuit au cours de plusieurs cycles d'exécution et archiver les données résultantes sous forme de rapports financiers, rapports, extraits de compte, etc. La durée de conservation des données peut atteindre 5 ans. Or, l'archivage posait de plus en plus de problèmes à la banque car l'éditeur du système en question avait arrêté le support quelques années auparavant. Il fallait trouver une nouvelle solution. Un système dans lequel il était possible de transférer de manière transparente la totalité du contenu existant et auquel les clients pourraient accéder via Internet, et ce, quelle que soit leur architecture Web.

Le choix s'est porté sur Beta 93, un logiciel d'éditique (OMS) sous z/OS pour le traitement de gros volumes de données et de documents. Nombre de grandes banques européennes travaillent avec la solution développée par Beta Systems. Celle-ci comprend 2 composants: l'application d'extraction rapide Fast Retrieval pour l'accès aux archives avec des fonctions telles que l'indexation et la mise en cache intelligente et l'application BWE (Beta Web Enabler) qui sert de passerelle vers le client Web (pour en savoir plus sur cette technologie, voir encadré). Le logiciel est complété par DocBridge Mill Toolkit, une application développée par le groupe Compart pour la conversion de fichiers AFP en PDF. La raison de cet ajout est que les clients qui voulaient consulter leur extrait de compte en ligne ne pouvaient afficher jusqu'ici qu'un fichier au format texte pur. Cet affichage est très différent d'un extrait de compte imprimé, ce qui était inhabituel et parfois inconfortable pour de nombreux clients. C'est pourquoi le nouveau système d'archivage devait afficher l'extrait de compte en ligne avec la même mise en page que la version imprimée. Il fallait donc convertir les documents enregistrés sous forme de fichiers AFP dans un format lisible par le client, par exemple, dans le très populaire format PDF (Portable Document Format).

Quelques explications: AFP est le format le plus répandu pour l'impression en masse de factures et d'extraits de compte. Pour afficher les fichiers AFP avec la mise en page d'origine et non au format texte, l'utilisateur qui ne dispose pas d'un système compatible AFP doit effectuer la conversion nécessaire pour obtenir un format lisible. Cette possibilité de conversion est proposée par DocBridge Mill Toolkit de Compart. Ce logiciel prend en charge tous les formats de données requis aussi bien en entrée qu'en sortie. Bancaja a choisi Compart en saison de son savoir-faire en matière de flux de données et de mise en page.

Authentification automatique

Par exemple, si un client veut consulter le solde actuel de son compte, il se connecte au système à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe par Internet et effectue sa requête. Cette opération est traitée par le serveur d'application Web comme une demande de téléchargement. Le serveur utilise à cet effet Beta Web Enabler pour l'accès aux archives afin de télécharger le document voulu. Le fichier est ensuite transféré vers un serveur de conversion distinct sur lequel il est converti d'AFP en PDF. Le document converti est ensuite renvoyé au client via le serveur d'application Web.

Ce qui est important dans ce contexte, c'est la sécurité des données. Chez Bancaja, les informations d'autorisation et d'authentification sont stockées dans une base de données. Lorsqu'un utilisateur se connecte, le serveur d'application Web extrait les données d'identification et demande à la base de données de les authentifier. Une fois authentifié, les informations d'autorisation sont mises à disposition sous forme d'objets binaires (BinaryLarge Object ou BLOB). Ces informations sont transmises via toutes les couches intermédiaires au système d'archivage, qui contrôle le droit d'accès de l'utilisateur au document. Le logiciel comprend à cet effet un mode spécial. Une fois la vérification effectuée, le document est extrait de l'archive et transmis au serveur d'application Web.

Pour Bancaja, la nouvelle solution d'archivage s'est avérée indispensable. Les extraits de compte et autres documents sont consultables via le client Web au même format que la version imprimée classique. Autre avantage: les temps d'accès ont considérablement diminué, ce qui est très apprécié des clients, comme le montre le nombre croissant de consultations en ligne. Bancaja a actuellement environ 2 500 visiteurs Web à ce jour et en escompte 10 000 dans les années à venir.

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