Gestion documentaire
On entend par gestion documentaire, la gestion de documents électroniques s'appuyant sur une base de données. On ne qualifie pas seulement de documents électroniques des documents sur papier numérisés mais plutôt toutes sortes d'informations faiblement structurées voire non structurées qui existent au sein d'un système informatique comme unité fermée. Outre des documents numérisés, cette définition comprend également des documents/fax transmis par voie numérique, des fichiers de programmes Office, des fichiers texte XML, des tableaux de bases de données, des images et des graphiques mais aussi des données multimédia tels que des fichiers audio et vidéo.
La gestion documentaire consiste à gérer intelligemment cette multitude d'informations et d'unités de document différentes et à mettre à disposition pour l'exécution des processus de gestion, de sorte que l'exécution des tâches au sein de ces processus soit assistée de manière logique et dans le déroulement temporel.
En plus de fonctions telles que l'archivage, l'extraction et la gestion des versions des documents, il existe à ce sujet une multitude d'autres fonctions de gestion des besoins telles que la préparation des métadonnées pour une recherche documentaire s'appuyant sur une base de données, la fusion d'informations correspondantes à partir de sources différentes ou l'archivage électronique automatisé.