Lo mejor de dos mundos
La gestión de salida del futuro: la creación y preparación de "documentos inteligentes" con numerosas posibilidades de procesamiento futuro. Tanto para ser impresos como para ser enviados por canales electrónicos. En este contexto, los formatos de datos AFP y PDF desempeñan un papel fundamental.
¿AFP o PDF? Ante la cuestión de qué formato de datos es mejor para la gestión de salida, las opiniones están divididas. Ante sus continuos éxitos en el intercambio de documentos electrónicos, el formato de documento portátil (PDF) se considera, a menudo, como única alternativa posible. Cierto, el PDF, concebido en su día por Adobe para la comunicación en la oficina, se va estableciendo en cada vez más sectores. Existen numerosas versiones especiales que se han convertido ya en estándares ISO, por ejemplo para el archivado (PDF/A), la preimpresión digital (PDF/X) y la construcción (PDF/E), y otros están a punto de alcanzar ese estatus. En la sanidad y en la salida de transacción variables, el PDF está también estableciéndose como el formato de intercambio preferido. No es de extrañar, puesto que el PDF ofrece auténticas ventajas. Desarrollado a partir del extendido lenguaje de descripción de páginas PostScript, ofrece las útiles cualidades de los vectores gráficos, mejores que los del AFP. Además, el PDF cuenta con un gran número de funciones adicionales: acceso directo a las páginas, compresión, navegación directa.
Una de sus mayores ventajas es, sin duda, la gestión integrada de los tipos de letra. Todas las fuentes empleadas pueden incluirse directamente en el documento, de forma que, al visualizarlo, el texto tenga siempre el mismo aspecto. Para ahorrar espacio, es posible limitar las fuentes para que únicamente dispongan de aquellos símbolos que realmente se utilizan.
Existen otras características especiales en favor del PDF. Cuando es necesario actualizar un documento, basta con añadir los objetos modificados al final. De este modo, resulta de lo más sencillo añadir rápidamente pequeños elementos como marcas de agua o correcciones en el texto. La creación es también muy fácil. Al crear un PDF, la disposición de los objetos del documento es irrelevante. No es necesario establecer un orden de pasos preparatorios, puesto que el PDF puede crearse en un único paso. Además, existe la posibilidad de añadir metadatos (título, autor, fecha de creación, etc.). Estos resultan importantes para seguir trabajando con el documento en el futuro, por ejemplo, para archivarlo, pero no afectan al aspecto final del documento. Este formato es además compatible con diversos tipos de criptografía, control de acceso y firmas digitales, por lo que resulta adecuado para el tratamiento de documentos confidenciales que vayan a enviarse a través de Internet o a emplearse por medio de un navegador web. Hace tiempo que el PDF dejó de ser solo un formato de documentos. Tecnologías actuales como multimedia, XML, Java, el tratamiento de fórmulas, etc. han pasado a formar parte de este formato. El PDF se ha vuelto cada vez más atractivo desde que resulta también posible trabajar con atributos adicionales como la estructura del documento, la dirección de lectura o el comentario de imágenes mediante textos alternativos. Se trata de un formato de alta calidad y gran rendimiento que, en lo que a la creación de documentos se refiere, ha superado al AFP.
El AFP se queda
A pesar de todo lo anterior, para la impresión en masa, el AFP sigue siendo el formato más empleado. El motivo es lo compacto de este flujo de datos, que permite alcanzar velocidades de impresión de hasta 3.000 páginas por minuto. Además, este formato permite una administración de recursos más flexible y general que el PDF. En el caso del AFP, el control de la bandeja, por ejemplo, está solucionado de forma más inteligente: mediante un archivo de control se puede establecer qué páginas se deben distribuir a qué impresoras y cómo (simplex/duplex). Resulta, asimismo, posible configurar el flujo de datos AFP para impresión rotativa e impresión simple al mismo tiempo, una característica que el PDF (todavía) no posee.
Otra ventaja del AFP es que sigue siendo el único flujo de datos con control de fallos integrado. Las impresoras AFP controlan de forma automática si todos los caracteres y cifras del flujo de datos han sido realmente impresos. De no ser así, o en caso de que la impresión no sea completa, aparece el aviso de error correspondiente. Esta función de control es importante sobre todo para generar extractos de cuentas y cheques. No es casualidad que el AFP sea el formato que marca las pautas a seguir en la producción industrial de facturas y extractos bancarios. Casi todas las impresoras de alto rendimiento del mundo funcionan con AFP. En la preimpresión, encontramos una situación diferente, pues parece ser que el PDF ha terminado por imponerse. Sin embargo, es probable que el PDF no reemplace el AFP, y tampoco es necesario que lo haga. ¿Por qué no combinar las ventajas que ofrecen ambos flujos de datos para que la gestión de salida de una empresa sea en general más eficiente? ¿Por qué no aprovechar la "coexistencia de dos formatos robustos" para la creación y envío de "documentos inteligentes" a través de todos los canales posibles? Mientras que la "entrega de datos" se realiza cada vez más en PDF (formato de alta calidad, seguro y de gran rendimiento), el AFP muestra su valía en los últimos tramos hasta llegar a la impresora.
Hoy en día, en la gestión de salida el objetivo principal no es ya distribuir el mayor número posible de documentos lo más rápido posible. La tendencia es hacia la inteligencia, es decir, documentos cuyo contenido incluye todas las informaciones necesarias para su presentación y proceso, asi como son accesibles en general. En este contexto, la eliminación de barreras desempeña un papel fundamental. La corrección política está adquiriendo también cada vez más importancia. Una persona con discapacidad visual tiene el mismo derecho de tener acceso al contenido de un documento que una persona que vea perfectamente. El formato PDF/UA tiene en cuenta este derecho. Permite una lectura correcta tanto desde el punto de vista semántico como estilístico mediante lectores de pantalla (véase también el PDF Glosario). Si bien el formato PDF/UA probablemente no es la meta en el camino hacia los documentos totalmente libres de barreras, tiene en cuenta necesidades importantes que son indispensables para alcanzar esa meta, como la definición de la dirección de lectura, el lenguaje y la estructura del documento, así como la identificación de artefactos.
Los metadatos son lo fundamental
La gestión de salida inteligente y eficiente requiere, sobre todo, una cosa: metadatos que pueden leerse, grabarse y emplearse durante todo el proceso de creación y conversión de documentos. Los metadatos sirven de base para el procesamiento de documentos más adelante o en paralelo, por ejemplo, en caso de que un documento no solo vaya a ser imprimido, sino también enviado como E-Postbrief. Para el archivado resultan imprescindibles. Aunque suene lógico, en la práctica sigue siendo un problema. En numerosas empresas, los datos suelen estar incompletos. El PDF puede resultar de ayuda, puesto que, con este formato, los metadatos pueden integrarse, mostrarse y leerse sin problemas.
Y el potencial del PDF a este respecto aún no está agotado. El compromiso de numerosos proveedores de sistemas de gestión de salida (OMS por sus siglas en inglés) de desarrollar nuevos estándares de PDF muestra claramente que podemos contar con futuras innovaciones en el sector del procesamiento inteligente de documentos. Una de las empresas que lleva años impulsando estas innovaciones es Compart. Esta compañía de ámbito internacional especialista en OMS también colabora en numerosas asociaciones y organizaciones. Entre otros, Compart es uno de los socios fundadores del PDF/A Competence Center y trabaja por la estandarización mundial de formatos en el AFP Consortium. La empresa también ha colaborado en el establecimiento de nuevos estándares como el PDF/UA y el PDF/VT. Los productos Compart de la serie DocBridge son compatibles con estándares PDF y AFP tanto de entrada como de salida.
Con sus amplios conocimientos especializados sobre optimización de flujos de datos, Compart es un importante impulsor en el desarrollo de soluciones innovadoras que conduzcan a una gestión de salida más eficiente, y reduzcan los costes de funcionamiento y las fuentes de errores en la creación, tratamiento, conversión y salida de documentos.