Output management, ¿hacia dónde vamos?
El sector del output management ha cambiado de forma radical en las últimas décadas debido, sobre todo, a la creciente importancia de los documentos electrónicos, y este cambio no se detiene. Tanto para los usuarios como para los proveedores, el mercado es cada vez más complejo, y por lo tanto más confuso. Todo ello hace que la definición del output management varíe enormemente. Es frecuente que, en función del ámbito de especialización, del alcance funcional y del ámbito de las tareas, partes individuales del proceso global se entiendan como sinónimo de output management, como por ejemplo, la administración central de varias impresoras por medio de un mismo software.
No obstante, el concepto "output management" abarca en realidad todo el proceso: la generación de un documento a partir de contenidos suministrados a través de distintos sistemas de entrada, todo el procesamiento posterior, y la transmisión a los destinatarios deseados, o el almacenamiento en el archivo deseado. Por lo tanto, el output management consiste en optimizar todo este proceso, en lo que respecta a la duración, la calidad y los costes.
Además de los procesos basados en los documentos y envíos, el procesamiento posterior abarca también el control de todos los dispositivos que participan en el proceso, como pueden ser las impresoras, ensobradoras, etc.. A esto hay que sumar la especial atención que se presta a la supervisión completa de las diferentes etapas del proceso, así como a la detección y subsanación automática de los errores.
Por último, pero no por ello menos importante, el output management es interesante también porque el uso de documentos electrónicos, por ejemplo, facturas en formato PDF enviadas por correo electrónico, se está consolidando cada vez más como alternativa rápida y barata a la documentación tradicional en papel. Además, cada vez cobra más importancia el cumplimiento de convenciones y normas especiales, como por ejemplo, la observancia del estándar PDF/A para la creación de documentos electrónicos para archivarlos a largo plazo.
Los avances modernos, como el apartado de correos electrónico (E-Postbrief) o De-Mail, es decir la posibilidad de comunicación digital en tiempo real, por escrito y con un mayor nivel de seguridad, indican que el mercado del output management tiene ante sí un desarrollo continuado y constante durante los próximos años para el que se necesitarán gran cantidad de innovaciones.
Multicanalidad para el output en masa: para cada formato y cada documento
Hay una tendencia muy clara: mientras que no hace mucho tiempo, incluso en las organizaciones más modernas, las cartas se imprimían una por una en el lugar de trabajo, y luego se recogían (a pie), se ensobraban y se franqueaban, ahora se utilizan los "Managed Document Services": Las cartas individuales se crean, se mandan a spool y se producen a través del sistema de output. Las grandes empresas de distribución de correo, y eso también lo ha notado Compart, cada vez son menos reticentes a los documentos Word: la interfaz más popular que se puede utilizar para el output es la interfaz del controlador de impresora de Windows.
Es indudable que hay que hacer uso de esta interfaz, y nosotros ya lo hacemos desde hace años. Además, hoy en día las aplicaciones descentralizadas generan todo tipo de archivos, incluso a través de servicios web o similares. Es aquí donde nuestro software DocBrigde Pilot va a ser el pilar central, también para documentos individuales a través de servicios web. La introducción en el sistema de output ya no se hace exclusivamente por medio de un archivo XML que está almacenado en algún sitio. Se hace a través de interfaces en línea, interfaces de controladores de impresora, cualquier sistema que sea necesario integrar, de modo que, junto al clásico procesamiento en masa, podamos integrar todas las formas de output. Tomemos por ejemplo al empleado de la empresa aseguradora que lleva años utilizando su aplicación Word. Hasta ahora, ha utilizado la impresora local de su departamento, y ahora nos sentimos orgullosos de que todo vaya al sistema de output management. Es posible que dentro de poco este documento se mande a un apartado de correos electrónico (E-Postbrief). De este modo, este procesamiento integral se convierte finalmente en un complejo sistema: Tenemos cualquier entrada, cualquier salida, y en medio de ambas el pilar central con el que se controla todo esto. Un output en masa, que se emite o se archiva en el formato deseado de forma individual a través de todos los canales habituales (tanto impresión, como adjunto de correo electrónico, archivos de descarga de una página web o envíos para apartado de correos electrónico).
Output management también significa siempre archivado
En los lugares en los que se trabaja con output multicanal, todos los documentos electrónicos, incluidos los mensajes de correo electrónico, deben gestionarse con dicho sistema, también cuando es necesario archivarlos. Es imprescindible que el sistema de output controle este canal. En la actualidad, los proyectos de output management deben ser también siempre proyectos de archivo. De modo que la cantidad de servicios en ambas vertientes del pilar central, con el que se organiza el output de una empresa, se amplía continuamente, si consideramos que en la salida es necesario atender múltiples tareas multicanal. El concepto clave: los documentos transaccionales. Cada vez es más frecuente que las facturas o los extractos bancarios se creen de forma electrónica y no se imprimen. Los nuevos productos como el De-Mail y los apartados de correos electrónicos refuerzan esta tendencia. Los proveedores de estos servicios recomiendan retrasar la decisión de si hay que enviarlos de forma digital o física. A ellos les gustaría hacerse con la gestión completa de los documentos y decidir si se deben imprimir y ensobrar, o si se pueden enviar de forma electrónica.
En última instancia, cada empresa decide por si misma qué documentos deben emitirse y cómo. La posibilidad de poder usar una amplia gama de canales proporciona comodidad y eficiencia.
Harald Grumser, director general de Compart