Output management
El sector del output management ha experimentado una transformación radical en las últimas décadas, sobre todo por la creciente importancia de los documentos electrónicos. Y la transformación continúa. El mercado cada vez es más variado, lo que lo hace inabarcable tanto para usuarios como para proveedores. Todo ello hace que la definición del output management varíe también enormemente. A menudo, en función del ámbito de especialización, del alcance funcional y del ámbito de las tareas, subámbitos individuales del proceso global se interpretan como parte integrante del output management, como por ejemplo la administración central de varias impresoras por medio de un mismo software.
El concepto "output management" abarca en realidad todo el proceso, desde la generación de un documento a partir de contenidos puestos a disposición mediante distintos sistemas de entrada hasta la transmisión a los destinatarios elegidos o el almacenamiento en el archivo deseado, pasando por todas las etapas del procesamiento continuado. En resumen, el output management consiste en optimizar la duración y la calidad de este proceso global, y por supuesto, los costes.
Además de los procesos de procesamiento basados en documentos y envíos, el procesamiento continuado incluye también el control de todos los dispositivos que participan en el proceso, como por ejemplo impresoras, ensobradoras, etc. A esto hay que sumar la especial atención que se debe prestar a la supervisión sin fisuras de cada subetapa, así como a un método para detectar los errores y poner en marcha las medidas adecuadas para solventarlos.
Por último, pero no por ello menos importante, el output management es interesante también porque permite la consolidación del uso de documentos en soportes distintos al papel como alternativa rápida y menos costosa a la documentación tradicional en papel, por ejemplo, facturas en formato PDF enviadas por correo electrónico. Además, la observancia de convenciones y normas especiales, como por ejemplo el estándar PDF/A al crear documentos electrónicos para archivarlos a largo plazo, ocupa un lugar cada vez más destacado.
Los avances modernos, como E-POSTBRIEF o De-Mail (la posibilidad de una comunicación en tiempo real, por escrito y digital con mayor seguridad), indican que el mercado del output management tiene ante sí un desarrollo continuado y constante durante los próximos años para el que se necesitarán gran cantidad de innovaciones.