Compart: Gestión de Documentos y Output Management

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Futuro sobre el output management en Alemania.

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Envíos optimizados para todos los canales de salida

El output management suele ser una tarea auxiliar de diferentes aplicaciones que crean, modifican, convierten y procesan los documentos para los distintos canales de salida. Se ejecutan en diferentes plataformas y crean flujos de datos de diferentes formatos que resultan difíciles de unir. Las soluciones de software de pozo electrónico para gestión de envíos basadas en base de datos asíncrona proporcionan los medios tecnológicos.

El día a día en la oficina: La correspondencia se crea en el ordenador, a continuación se imprime, de vez en cuando se ensobra manualmente, se franquea, y, finalmente, se echa al buzón. Ya sea en la liquidación de un seguro, en el marketing de una empresa farmacéutica, o  en la atención al cliente de una compañía eléctrica, la impresión individualizada sigue estando en las empresas, tanto si el gerente es el propio dueño como en los grandes grupos. Y sin contar el desperdicio de recursos que suponen las tareas "auxiliares" como cargar el papel, resolver los atascos de papel y cambiar el tóner. A esto hay que añadir el riesgo de que se produzcan errores: los diferentes documentos de un envío se pueden recopilar erróneamente o el franqueo es insuficiente. En las empresas con una clientela nutrida, la creciente avalancha de documentos constituye un enorme capital. Esto constituye la mayor parte de la rutina de trabajo, y se puede automatizar. O dicho de otro modo: Estableciendo un proceso de impresión y envío centralizado en el que estén contemplados todos los departamentos de una empresa se pueden reducir los gastos de forma significativa. Como se ha demostrado en la práctica, se puede ahorrar hasta un 80 %.

A la vista de este potencial de ahorro, se impone lentamente un cambio de opinión. Cada vez más empresas comprenden las ventajas de la centralización. Las cartas individuales se crean, se mandan a imprimir y se producen a través del output management centralizado de toda la empresa. Hay otro hecho que habla en favor de la agregación de documentos: el gran número de aplicaciones nuevas con las que se crean documentos hoy en día sobrecarga casi siempre la infraestructura informática de las empresas. Las aplicaciones se ejecutan en diferentes plataformas y generan documentos y flujos de datos de diferentes formatos que resultan difíciles de combinar. Con las ya conocidas consecuencias: poca flexibilidad y gastos elevados. Así no se puede, por ejemplo, enviar varios documentos para el mismo destinatario en una misma carta, o adjuntar anexos de forma dinámica.

¡Acabemos con el producción individualizada!

Todo lo contrario que cuando se centralizan los procesos. Las soluciones de software de pozo electrónico para gestión de envíos basadas en base de datos asíncrona, como las que desarrolla  y comercializa Compart, proporcionan los medios tecnológicos para ello. Compart, como proveedor internacional de soluciones de output management ha desarrollado con DocBridge Pilot un software multiplataforma con el que se pueden crear envíos a medida para cada uno de los distintos formatos de salida: tanto impresos como correos electrónicos, fax, apartado postal electrónico (E-Postbrief ), y por medio de páginas web. La filosofía: la importación de los documentos de entrada y la salida de los futuros envíos están separados. En el lado de entrada se analizan los documentos que se van a procesar y se extraen todos los criterios necesarios para el procesamiento posterior en forma de metadatos, como por ejemplo el contenido de comentarios (NOP) en flujos de datos AFP, o los contenidos de página como marcas (Optical Mark Recognition, OMR), códigos de barras o texto. Mientras que el software envía los documentos a un pozo electrónico de envíos centralizado, los metadatos se guardan en una base de datos relacional. Gracias al controlador de impresora instalado en los ordenadores personales de los puestos de trabajo (clientes), los usuarios también pueden almacenar los documentos creados con aplicaciones de ofimática en el mismo pozo electrónico de envíos, y por tanto procesarlos de forma centralizada.

Un software para cada formato

Para la generación del envío se pueden configurar en cada trabajo varias alternativas, por ejemplo la clasificación y conversión de los documentos en el formato de salida deseado, así como el enriquecimiento de páginas con información adicional como códigos DataMatrix, marcas OMR, logotipos y mensajes publicitarios en los espacios en blanco de las páginas. El resto de los pasos del procesamiento pueden, dependiendo de la configuración, realizarse de forma completamente automática, o puede iniciarlos el administrador en el momento que él elija libremente. Por ejemplo, este dispone de la posibilidad de empaquetar para un envío documentos del pool de envíos de diferente origen y formato, así como juntar envíos en una tarea según los criterios deseados y optimizarlos para el envío.

La forma en la que deben procesarse los documentos de entrada se puede configurar a través de una interfaz gráfica. Estas configuraciones también permiten acceder a una versión anterior y utilizarla para el procesamiento posterior. La ventaja de DocBridge Pilot: soporta, tanto para la entrada como para la salida, casi todos los formatos relevantes como Advanced Function Presentation (AFP), Portable Document Format (PDF), Extensible Stylesheet Language (XSL) y PostScript.

Automatización

Prestigiosas empresas de todo el mundo, entre las que figura una empresa mundial de telecomunicaciones con divisiones en Alemania, trabajan ya con la solución de Compart. Dicha empresa ha establecido un pozo electrónico de documentos centralizados que se usa sobre todo para la contestación automática e individualizada de las consultas de los clientes. Aquí se producen alrededor de 300 documentos diarios. El objetivo era que los empleados no tengan que realizar pesadas tareas complementarias como imprimir, firmar, ensobrar, etc., y puedan concentrarse en sus tareas principales Estos firman digitalmente las cartas, y finalmente, el docuemnto se archiva como imagen electrónica en un directorio del servidor. Desde el punto de vista del empleado, el proceso termina con esta acción. Los compañeros del departamento acceden a él a través de un cliente web y comprueban si las cartas cumplen la normativa interna. Si no lo hacen, se bloquean para corregirlas, y en caso afirmativo, se autoriza su envío, es decir, se envían de forma electrónica al centro de impresión asociado.

DocBridge Pilot prepara para ello los documentos de la forma adecuada. Dichos documentos contienen toda la información necesaria para el procducción posterior una vez convertidos al formato de impresión habitual AFP. Se incluye: la compilación de los diferentes archivos en un documento AFP conjunto para la producción en papel continuo del proveedor de servicios de impresión. El software contempla las necesidades para la impresión dúplex, es decir, añade páginas en blanco al final de un documento con un número impar de páginas (dos páginas A4 giradas 90 grados colocadas una junto a otra sobre un rollo de papel de impresión de ancho A3) y las convierte en un flujo de datos AFP. El centro de impresión empaqueta todas las tareas existentes para el día fijado, para ejecutarlas de forma rentable en aras de conseguir un mejor aprovechamiento de las máquinas. En la cola de impresión, todos los documentos AFP se colectan y procesan según unas reglas como precio, urgencia y optimización del franqueo o  costes de envío. Tras el envío, los departamentos reciben la confirmación correspondiente. De este modo, la empresa dispone de una cola de impresión de AFP completa, que está hecha a medida para optimizar el coste en el proveedor de servicios de impresión.

 

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