Cómo dirigir la orquesta documental
La gestión del workflow documental; crear, formatear, convertir y producir documentos es una compleja interacción de muchos programas no siempre exenta de problemas y que requiere tiempo para reconfigurar cada cambio realizado. Sin embargo, no es así cuando automatizamos y controlamos el proceso con un software de mayor nivel.
Por Tomás Carrasco, Country Manager de Compart en Iberia
Incluso cuando los trabajos de impresión son realizados desde diferentes fuentes o usuarios, emergen ciertos patrones. Por dar un ejemplo, con las facturas, los datos entrantes tienen que ser procesados y convertidos convenientemente; después, podemos añadir un logo a cada documento formateado individualmente y ordenarlos para la producción basada en una distribución y logística óptima, para finalmente dirigir esos datos al sistema más adecuado de impresión. En la mayor parte de las empresas, existen diferentes programas destinados a esta tarea. De vez en cuando, un único paso puede implicar múltiples aplicaciones, como la de conversión, por eso, un escenario típico puede ser: que de repente, hay que añadir un nuevo dato que el viejo software no puede procesar, por lo cual otro programa entra rápidamente en escena.
El problema radica en que, a menudo, los programas individuales tienen que ser iniciados manualmente, y en la mayor parte de los casos, en un orden específico. El inconveniente está claro; diferentes trabajos que permanecen pendientes de imprimir no pueden ser procesados paralelamente, sino uno después del otro. El resultado es un cuello de botella o tiempo perdido especialmente cuando los proyectos son complejos. Sin embargo, no siempre es necesario el procesamiento secuencial del orden ya que los documentos pueden ser ordenados en cualquier momento antes de la impresión.
No olvidemos que la monitorización y el análisis de los datos son más difíciles de gestionar. Si ocurre un error durante el proceso, todos los documentos archivados de todos los programas usados tienen que ser analizados individualmente. Imaginemos por un instante; de una producción de 10.000 documentos, 9.998 han sido generados y enviados correctamente, pero ¿qué ocurre con los otros dos? ¿dónde y por qué se han atascado? ¿fue un error de formateo? ¿fueron problemas en la conversión de los datos? Localizar el error es como encontrar. lo que se dice popularmente, la aguja en un pajar.
Todo bajo un mismo techo
Lo que se echa de menos es poner un sistema que unifique cuando, como y donde fue procesado cada documento. Una aplicación de software que controle y monitorice todos los programas que realizan el trabajo, que distribuya la carga óptimamente en todas las fuentes del software y el hardware existentes, que analice los resultados y que combine todos los archivos en un análisis único. Si ocurriese un error, el usuario podría ir directamente a la aplicación afectada y determinar la causa.
Dentro de la industria, estas aplicaciones son conocidas como "soluciones de gestión del proceso documental", y ocasionalmente incluso como "sistemas ERP para documentos". Similar al ERP (Enterprise Resource Planning) un software que integra la gestión del inventario, las ventas y la contabilidad en un sistema único, estas soluciones trazan el mapa de todo el proceso de gestión de producción de una compañía y permiten automatizar todos los procesos soportados por software. Por ejemplo, la tercera parte de los sistemas pueden ser conectados permitiendo a un proveedor de impresión acoplar un sistema de clientes o incluso procesar una orden de pedido o una factura de forma automática.
Un sistema a tener en cuenta
La importancia de la integración no debería ser subestimada; la interacción de diferentes programas es un factor que puede encerrar su riesgo. A menudo los interfaces no funcionan de forma correcta y los datos no pasan siempre de una aplicación a otra de manera clara. Desafortunadamente esto se descubre a veces al final del proceso. Por otro lado, en un sistema de gestión del workflow, los programas se chequean después de cada trabajo realizado para asegurar que funcionan correctamente. Esto permite al operador intervenir inmediatamente cuando surgen los problemas. No se trata solamente sustituir las aplicaciones sino optimizar su interacción y así automatizar los procesos asociados.
Más ejemplos de nuevo; unos proveedores de impresión reciben una serie de documentos (catálogos, cartas, posters, etc.) de uno de sus clientes en formato de PDF. Éstos no son siempre perfectos, en ocasiones las fuentes se han perdido, las imágenes no cuentan con la resolución correcta o fueron usados sistemas de colores equivocados. Muchas veces los PDF no se chequean hasta poco antes de imprimir. Pero el trabajo de impresión se necesita para el día siguiente y el cliente no se encuentra disponible para atender a sus preguntas. Estas situaciones son completamente evitables si el proveedor tuviese una herramienta que analice el nuevo trabajo inmediatamente a su llegada y notifique cualquier problema, por ejemplo, a través de SMS. Este tipo de mecanismo de control es bastante fácil de instalar en los sistemas de gestión documental.
No hay necesidad de empezar desde cero
Los sistemas de gestión documental también cuentan con la ventaja de ser fáciles de configurar a través de un interfaz gráfico de usuario. Utilizando módulos individuales, el usuario puede construir personalmente el proceso con sólo conocimientos rudimentarios de programación. Con sólo unos pocos clics de ratón para especificar los datos que serán convertidos en formato de salida o qué documentos serán producidos vía el canal seleccionado. Además, también es muy sencillo ampliar los sistemas de gestión documental con módulos adicionales. Si cambia un determinado paso del trabajo, como por ejemplo una línea añadida en la impresión final, o si los clientes quieren introducir nuevos datos de producción, es suficiente con ajustar gráficamente el flujo de trabajo establecido a las nuevas condiciones. Si se necesitase, un workflow existente puede ser simplemente copiado y modificado. El sistema general permanece operativo todo el tiempo. Con cada herramienta, se puede reconfigurar todo el workflow (análisis de los datos de entrada, conversión, formateo, trabajos en cola, etc.) en cada pequeño cambio o añadido.
Así pues, los sistemas de gestión documental enlazan y controlan los pasos individuales requeridos en una producción compleja de forma totalmente automatizada. Las ventajas para el usuario son muchas y variadas:
- Acabado flexible de todas las etapas de trabajo basado en las especificaciones
- Procesamiento paralelo de ordenes múltiples
- Prioridad de procesamiento de las ordenes críticas
- Medidas de libre definición para intervenir manualmente o posibles versiones
- Utilización óptima de todo el software y el hardware en toda la instalación
- Análisis completo de los archivos de todos los programas para una localización rápida de posibles errores
- Construcción modular para adaptar los procesos existentes
- Fácil creación de nuevos flujos de trabajo
Solamente el usuario es el "director" que une a "los solistas de la producción documental" para crear un trabajo armónico.