Compart: Gestión de Documentos y Output Management

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Nuevas soluciones de archivo en España

¿Qué hacer cuando ya no se dispone del soporte técnico externo para el archivo propio de la empresa ? La entidad financiera Bancaja, por ejemplo, tuvo que hacer de tripas corazón: decidió renovar a fondo su sistema anterior y ampliarlo con funciones para la consulta de documentos basada en la web. El resultado: acceso cómodo y clientes más satisfechos.

Con aproximadamente 5.000 empleados en más de 1.000 filiales y uno de los mayores volúmenes de emisión de valores, Bancaja es una de las principales entidades financieras de España. Por este motivo, las exigencias de archivado son considerablemente altas, ya que cada día se ha de procesar una cantidad enorme de información bancaria y guardarla de acuerto a lo dispuesto en la legislación. En Bancaja, esto significa: por la noche, las transacciones diarias se recogen a través de varias operaciones en la base de datos y la información consolidada resultante se guarda como memorias comerciales, informes, extractos de cuentas, etc. en el archivo. Dicha información se conserva hasta cinco años. No obstante, el archivado causaba cada vez más problemas al banco, ya que el proveedor del sistema de archivo empleado había puesto fin unos años antes a su soporte técnico. Por eso, era necesario encontrar una solución: un sistema al que poder transferir todos los contenidos del anterior y al que los clientes pudiesen acceder por Internet, independientemente de la arquitectura de red de la que dispusiesen.

Finalmente, se optó por Beta 93, un software de gestión (Output Management Software, OMS) basado en z/OS para el procesamiento de grandes cantidades de datos y documentos. Un gran número de bancos europeos importantes trabajan con esta solución desarrollada por Beta Systems. Ésta emplea dos componentes: la aplicación Fast Retrieval para acceder al archivo, con funciones como indexación y "Smart Caching", que permite mantener de manera inteligente los resultados de consultas en bases de datos remota, así como el módulo Beta Web Enabler (BWE) como "vínculo" al cliente web (véase recuadro para más información sobre la tecnología). El software se completa con el kit de herramientas DocBridge Toolkit, una aplicación desarrollada por el grupo Compart para convertir archivos AFP en PDF. El trasfondo de la cuestión es que, hasta la fecha, los clientes de Bancaja que consultaban sus extractos de cuenta en línea los obtenían como meros archivos de texto. No obstante, esta presentación es muy diferente a la de un extracto impreso, lo que para muchos clientes resulta extraño y, por tanto, molesto. Por este motivo, era necesario que el nuevo sistema de archivo pudiese presentar el extracto web con el mismo diseño que el impreso. Sin embargo, para ello era preciso convertir los documentos guardados como archivos AFP en un formato legible por el cliente, como por ejemplo el conocido PDF (Portable Document Format).

En otras palabras: AFP es el formato más utilizado para la impresión masiva de facturas y extractos de cuenta. Para poder visualizar los archivos AFP con su diseño original y no sólo como archivo de texto, los usuarios que no disponen de sistemas compatibles con AFP necesitan que sean convertidos en un formato legible para ellos. Esta posibilidad la ofrece la aplicación DocBridge Mill Toolkit de Compart. Este software es compatible con casi todos los formatos de datos importantes, tanto para la entrada como para la salida de archivos. Bancaja se decidió por Compart precisamente por su gran experiencia y conocimiento en el ámbito del flujo y formateo de datos.

Verificación automática de autorización

Si un cliente desea, por ejemplo, consultar el estado actual de su cuenta, inicia sesión en el sistema con su nombre de usuario y contraseña en internet y solicita los datos correspondientes. Un servidor de aplicaciones web trata esta consulta como una "solicitud de descarga". Para ello, el servido emplea el módulo Beta Web Enabler para acceder al archivo y así consultar el documento deseado. A continuación, el archivo se transfiere a un servidor de conversión que funciona aparte y se convierte allí de AFP en PDF. Después, el documento convertido vuelve al cliente a través del servidor de aplicaciones web.

En este contexto la seguridad de los datos es fundamental. En Bancaja, la información relevante para la autorización y autenticación se almacena en una base de datos. Cuando un usuario inicia sesión, el servidor de aplicaciones web comprueba los datos de identificación correspondientes y requiere la autenticación por parte de la base de datos. Si ésta tiene lugar, la información para la autorización pasa a estar disponible como objetos binarios (BinaryLarge Object, BLOB). Esta información se transmite al sistema de archivo más allá de todas las capas intermedias y, a continuación, se comprueba si se tiene autorización para acceder al documento. Para ello, en el software hay instalado un módulo correspondiente. Si se activa, el documento se extrae del archivo y se transfiere al servidor de aplicaciones web.

A Bancaja le ha merecido la pena el cambio a una nueva solución de archivo. Los extractos de cuenta y otros documentos se emiten a través del cliente web con el mismo formato que en la impresión clásica. Otra ventaja: Los tiempos de acceso se han acortado considerablemente, una cuestión que los clientes valoran mucho, como muestra el creciente número de consultas en línea. En la actualidad, Bancaja registra diariamente unas 2.500 visitas a su web, esperando que asciendan a 10.000 en los próximos años.

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