National Business Systems (NBS)
NBS sorgt bei Kontoauszügen für Kostensenkung und eine bessere Kundenkommunikation
Im harten Wettbewerbsumfeld und insbesondere in der aktuellen Krisensituation fällt es vielen Banken schwer, ihre Wachstums- und Ertragsziele zu erreichen. Umso willkommener sind Lösungen wie die des in Minnesota ansässigen Anbieters National Business Systems (NBS), die den Banken einen sehr wirkungsvollen Weg aufzeigen, im Kontoauszugsbereich ihre internen Prozesse zu verbessern und Kosten einzusparen - und dies umso mehr, wenn dabei die Kontoauszüge im Sinne eines CRM auch noch eine bessere Kommunikation mit dem Kunden ermöglichen.
NBS bietet ihren Kunden einen kompletten Dokumenten-Management-Service an – einschließlich Digitalisierung mit Einscannen der Unterlagen, Datenerfassung, Datenbank-Management, Hochgeschwindigkeitslaserdruck, Kuvertierung, Bereitstellung im Web und Archivierung. Ihre Kunden sind neben Finanzinstituten Behörden, Industrieunternehmen, Energieversorger und Handelsunternehmen.
Kurz zusammengefasst erlöst NBS ihre Bankkunden von dem mühseligen Aufwand, der mit der Erstellung und Aussendung ihrer Kontoauszüge anfällt. Durch Auslagerung der Produktion und der Verteilung der Kontoauszüge können die Banken, insbesondere die kleineren bis mittelgroßen Institute, diesen kritischen Verarbeitungsprozess effektiver gestalten und ihre gestressten Fachabteilungen inkl. ihre IT entlasten. Durch ihre große Erfahrung im Umgang mit solchen Daten, einer Ausstattung auf dem neuesten Stand der Technik und Software-Werkzeugen wie Compart’s DocBridge Mill kann NBS Banken dabei unterstützen, ihre Kosten zu senken, ihre Abläufe zu vereinfachen sowie mit Kontoauszügen und anderen Transaktionsdokumenten ihre Beziehungen zu ihren Kunden zu erweitern und zu vertiefen.
Die Vorteile einer ausgelagerten Erzeugung von Kontoauszügen
Zunächst einmal vermeiden Banken, die ihre Kontoauszugsproduktion zu NBS auslagern, die Kapitalbindung für den Kauf, das Leasing und die Wartung von Druck- und Kuvertierungsanlagen. Sie brauchen sich nicht darum zu kümmern, ständig Operator für diese Produktionsanlagen zur Verfügung zu haben. Durch das Auslagern dieser Funktionen können Banken zwischen 20 und 30 Prozent dieser Kosten einsparen, ohne die Kontrolle über ihre Dokumente und deren Inhalt zu verlieren. NBS wird auf diese Weise zum verlängerten Arm ihrer Organisation, während sich die Banken auf die Kerngeschäfte des Finanzmarkts konzentrieren können.
Die Auslagerung reduziert außerdem erheblich die manuellen Tätigkeiten, die mit der Erzeugung von Kontoauszügen einhergehen. So werden z. B. in einem Kundenfall für den Druck und die manuelle Kuvertierung von Kontoauszügen 12 Vollzeitkräfte benötigt. Durch die Übertragung der Produktion und Kuvertierung an NBS wurde in diesem Fall eine Vollzeitstelle eingespart. Die verbleibenden Angestellten konnten frei werdende Stellen in anderen Abteilungen übernehmen. Zusätzlich wurden auf diese Weise die Produktions- und Versandzeiten verkürzt oder konnten Aussendungsläufe verringert werden. Während sich die Arbeit vorher über 8 Aussendungen verteilte, reichen inzwischen nur noch zwei. Die Druckkosten wurden um mehr als die Hälfte gesenkt.
Wachstum durch CRM
Die Marketingexperten der Banken wissen, dass sie Neugeschäft zu geringeren Kosten dadurch erreichen, dass sie die Beziehung zu ihren bestehenden Kunden ausbauen. Ein dauerhaftes Customer Relationship Management (CRM) gilt in der Finanzbranche als die entscheidende Strategie für die Zukunft und dementsprechend der Einsatz von wechselnden Werbebotschaften in Kontoauszügen als erfolgreiche CRM-Methode. Es ist nicht nur das kosteneffizientere Verfahren, um bestehende Kunden zu erreichen; es kommt hinzu, dass die Banken bereits diejenigen Daten in den bisher verwendeten Kontoauszügen abgreifen können, die für das gezielte und der Situation angepasste Ansprechen der Kunden gebraucht werden. Während beispielsweise eine pensionsbezogene Aktion für einen älteren Kunden geeignet ist, mag ein anderer Kunde sich eher von einem Bauspardarlehen angezogen fühlen.
Der Kontoauszug ist einer der besten Wege, auf denen Banken ihre Kunden zuverlässig erreichen können. Die Unfähigkeit, Daten zu verwalten, ist jedoch einer der Haupthindernisse, größeren Nutzen aus den Kontoauszügen zu ziehen und effektiver CRM zu betreiben. Veraltete Systeme und proprietäre Software hindern die Banken daran, diesen Wert ihrer Kontoauszüge als Kundenbindungsmittel zu steigern. Insbesondere kleinere bis mittlere Banken tun sich schwer, Veränderungen in ihrer Dateninfrastruktur durchzusetzen oder ihr IT-Personal zu vergrößern, um ihre Anwendungen entsprechend anzupassen.
Mit der Datenmanagement-Lösung von NBS in Kombination mit DocBridge Mill können dagegen die internen Abläufe der Banken und ihr Marketing so aufeinander abgestimmt werden, dass sich die Kontoauszüge als Kommunikationsvehikel nutzen lassen. So ist es möglich, differenzierte, auf die Situation bezogene Werbeaussagen zu erstellen, Farbe hinzuzufügen und mit Hilfe digitaler Drucktechnologie die Kontoauszüge in einer Weise zu gestalten, wie es mit der bislang genutzten Inhouse-Produktion nicht möglich war. Das erleichterte den Verantwortlichen die Entscheidung, diesen Geschäftszweig an Experten wie NBS auszugliedern.
NBS ermöglicht den Banken, ihre Daten besser zu nutzen. Mit CRM-Mitteln können gezielt Mitteilungen erzeugt werden, bei denen sichergestellt ist, dass die Aussage zum Kunden passt, entweder im Kontoauszug selbst oder durch auf den Adressaten abgestimmte Beilagen. Auch können die Banken durch gezielte Mitteilungen leichter vorgegebene Regeln einhalten. Mit DocBridge Mill lassen sich Finanzdaten auch für andere Zwecke wie für personalisierte Mitteilungen, Sortierung von Sendungen und gezielte Beilagen nutzen. Daten und Kontoauszüge lassen sich außerdem so umgestalten, dass sie besser zur Marke des Instituts passen und ansprechender aussehen. Auf diese Weise können Kontoauszüge zu einem Medium werden, mit dem sich im dicht besetzten Finanzplatz eine Bank von der Masse abhebt.
Die kurzfristig erzielten Fortschritte
Oft haben Banken damit zu kämpfen, dass ihre Kontoauszüge altbacken aussehen und ihr Produktionsprozess ineffizient ist. In einem konkreten Fall, einer Bankengruppe mit 25 Mitgliedsbanken, wurden diese von jedem Institut selbst gedruckt. Ihre Auszüge konnten weder an den Kundenbedarf angepasst werden noch ließ sich ihr Layout verändern. Hinzukam der unwirtschaftliche Umgang mit den Druckdaten der Auszüge: Sie wurden vom gemeinsamen Rechenzentrum an jedes Mitglied weitergeleitet, um sie vor Ort von ihnen drucken, kuvertieren und versenden zu lassen. Auf diese Weise erreichten die Mitglieder nicht die Mindestmengen für die Rabatte der Post und war daher gezwungen, jeden Kontoauszug mit der höchsten Portostufe zu versenden. Sie hätten von ihrem bisherigen Lieferanten ein neues Softwareprodukt zur Sortierung von Sendungen lizenzieren und neue Kuvertiermaschinen beschaffen müssen, um in den Genuss von Rabatten der Post zu kommen. Die Zentralisierung des Verarbeitungsprozesses für die Kontoauszüge war zum Leidwesen der Bank auch keine Alternative, da sie hohe Investitionen und einen Zusatzaufwand von 6 Monaten für Schulung und Implementierung nach sich gezogen hätte. Die Investitionen hätten sich, wenn überhaupt, nur sehr langsam amortisiert.
Durch die Implementierung von DocBridge Mill war NBS in der Lage, die Arbeits-, Druck- und Versandkosten dieser Bank zu reduzieren und ihre Kontoauszüge besser in den Griff zu bekommen. In Folge davon ließ sich auch das Erscheinungsbild der Kontoauszüge verbessern und konnten Rabatte der Post ausgenutzt sowie arbeitsintensive Prozesse beseitigt werden. Auf diese Weise sparte die Bank auf Anhieb 36.000 $ Versandkosten und vermied weitere Ausgaben in Höhe von 125.000 $, indem sie auf die zusätzliche Infrastruktur für die Prozesszentralisierung verzichten konnte.
Die größere Vielseitigkeit der Finanzdaten
DocBridge Mill-Stärken für NBS ,Konvertierungsfähigkeiten, automatisches Auftrennen von Druckdatenströmen in Einzeldokumente, Aufteilen in kleinere Einheiten, das Zusammenfügen von Druckjobs und ihre Bearbeitung sowie das Extrahieren von Inhalten in Batchjobs und in Workflows von Transaktionsprogrammen
Die stärksten Seiten von DocBridge Mill sind für NBS seine Konvertierungsfähigkeiten und die Möglichkeiten, Inhalte und Daten aus Druckdatenströmen zu gewinnen und weiter zu bearbeiten. So können Anwender sie verändern, optimieren und an praktisch jedes weitere Ausgabegerät oder System weitergeben. Für einen Servicedienstleister wie NBS, der mit jeder Art von Anwendung und Kundenaufgabe konfrontiert wird, sind Funktionen des Produkts wie das automatische Auftrennen von Druckdatenströmen in Einzeldokumente, ihr Aufteilen in kleinere Einheiten, das Zusammenfügen von Druckjobs und ihre Bearbeitung sowie das Extrahieren von Inhalten sowohl in Batchjobs als auch in Workflows von Transaktionsprogrammen geradezu zwingend. Dazu zählt auch, dass das Produkt automatisch klassifizieren, indizieren und Barcodes hinzufügen kann sowie über Impositioning-Fähigkeiten verfügt.
Früher erzeugte die Anwendung der Bank die Kontoauszüge der Kunden, ohne sie für den Versand zu sortieren und das aus Benutzersicht ungeeigneten Layout ändern zu können. Nach der Implementierung von DocBridge Mill übernimmt nun NBS von der alten Anwendung den Ausgangsdatenstrom im PDF-Format und extrahiert die Adresse für die Versandverarbeitung gemäß den Standards des US Postal Service. DocBridge Mill prüft die PDF-Eingangsdatei, um den Kontoauszugstext von den Bildern der eingelösten Schecks zu trennen. Die Ausgangsdatei wird dann in einem einfachen Textformat erstellt. So kann eine Kopie des Textes für eine Neuzusammenstellung bequem importiert sowie mit den Scheckbildern (zugeordnet über die Kontonummer) zu einem ansprechenden Dokument umgestaltet werden.
Der höhere Marketingwert der Kontoauszüge
Der Ansatzpunkt für das Marketing bei einem Kontoauszug ist das Faktum, das er geöffnet und gelesen wird. Durch eine andere Formatierung können personalisierte Mitteilungen eingefügt werden, ohne sich zusätzliche Kosten aufzuladen. Der Kontoauszug lässt sich dadurch ansprechender gestalten. Insofern sind die Kontoauszüge beeindruckende Beispiele für die sogenannten "Transpromo"-Dokumente, in denen nützliche Hinweise mit den Daten und Texten von Transaktionsprogrammen verbunden werden.
Mit DocBridge Mill konnten die Datenströme, mit denen die Kontoauszüge erstellt werden, für Marketingkampagnen aufbereitet werden – was dem Marketing der Bank neue Impulse verlieh. NBS wiederum war mit diesen Mitteln in der Lage, zu bearbeitende Datenströme auf einfache Weise aufzutrennen und zu modifizieren sowie ihre Inhalte neu zusammenzustellen und vorzusortieren. Sie gibt damit den Banken ein Mittel an die Hand, ihre Dokumente, ansprechender und kostengünstiger zu gestalten. Resultate davon sind zum einen merkliche Einsparungen beim Porto, und zwar von 41 auf 33 Cent pro Sendung, als auch ein verbessertes Layout und eine größere Werbewirkung der Kontoauszüge.
Produkteinführung im Handumdrehen
Die Versandtermine von Kontoauszügen lassen sich nicht hinausschieben. Daher war es wichtig, die gesamte Lösung so schnell wie möglich zum Laufen zu bringen. Zu der erfolgreichen Auslagerung dieser Aufgaben leistete auch Compart seinen Beitrag: "Die größte Herausforderung war, die gestellte Aufgabe in der vorgegebenen Zeit zu schaffen", erläuterte Rick Scherping, Leiter der Software-Entwicklung bei NBS. "Compart lieferte uns eine schlüsselfertige Lösung und wir haben eigentlich kaum mehr gemacht, als die Software laufen zu lassen, ohne uns um ihre Kompatibilität oder Integration dabei Sorgen machen zu müssen."
Erfreuliches Resultat dieser Produkteinführung war, dass die Lösung sehr schnell angenommen wurde und sich auch innerhalb kurzer Zeit bezahlt machte. Scherping schätzt insbesondere die hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit, die Einfachheit, mit der sich die vielfältigen Funktionen anwenden lassen, und die Zuverlässigkeit von DocBridge Mill im produktiven Einsatz. "Darüber hinaus war der Support ein ganz wesentlicher Faktor zugunsten von Compart. Die Reaktionszeiten waren sehr kurz; gemeldete Probleme wurden in der Regel innerhalb von einem Tag gelöst."
Neue Geschäftsfelder für NBS
Für NBS bestehen die Hauptvorteile von DocBridge Mill darin, neue Kunden akquirieren und damit mehr Umsatz generieren zu können. Mit diesem erfolgreichen Projekt im Rücken sieht sich NBS nun in der Lage, auch anderen Banken die Umstellung ihrer Kontoauszüge anzubieten und dabei ihre Produktions- und Portokosten drastisch zu senken. Die nun mit DocBridge Mill verfügbaren Funktionen zur Verarbeitung der Ausgangsdaten erweitern für NBS das Angebot für diejenigen Banken, die ihre Kontoauszüge umgestalten und Portokosten senken müssen. "Diese Lösung öffnet NBS einen Milliardenmarkt", stellt dazu Joe Tafs, Präsident von NBS, fest.
"Die Lösung ist ideal für kleinere bis mittelgroße Banken, die mit den manuellen Prozessen beim monatlichen Versand der Kontoauszüge zu kämpfen haben und dabei die hohen Portokosten unsortierter Sendungen zahlen", fügt Tafs hinzu. "Damit eröffnen sich für uns neue Geschäftsfelder im Serviceumfeld, die unseren Bankkunden größere Kostenersparnisse erlauben und ihre Marketingmöglichkeiten erweitern."