Bluegrass Mailing
Bluegrass Mailing automatisiert die Produktion von Kontoauszügen mit Software von Compart
Angesichts der Aufwände mit veralteten manuellen Verfahren für den Druck und die Produktion von Kontoauszügen entschloss sich eine regionale Bank in Kentucky, ihre Prozesse zu modernisieren. Man war der Kosten und Verzögerungen überdrüssig, die mit dem alten Verfahren verbunden waren. Auf der Suche nach besseren Verfahren wurde Rat bei Bluegrass Mailing geholt. Bluegrass Mailing beschäftigt sich seit über 36 Jahren mit der Analyse und Lösung von Kundenproblemen, weiß, solche Gelegenheiten in erfolgreiche Projekte umzusetzen und ist damit groß geworden. In dieser Anfrage sah Bluegrass Mailing die Chance, den eigenen Service zu erweitern und einen zusätzlichen Kunden zu gewinnen.
In der Bank hatten sich die Systeme in den verschiedenen Filialen stark dezentral entwickelt. So mussten ihre Kontoauszüge manuell zusammengetragen werden, denn jede Filiale benutzte ein eigenes System, eigene Datenformate und sogar unterschiedliche Umschläge. Bluegrass Mailing griff daher zunächst die elektronischen versandfertigen Kontoauszugsdaten im südlichen Kentucky ab, transferierte sie 75 Meilen zu ihrer Versandstation in Lexington, Kentucky, um die Auszüge vor Ort abzuzählen und vorzusortieren sowie von dort aus zu versenden.
Diese Art von Kontoauszugsbearbeitung für einen Finanzkunden war neu für den Dienstleister: „Wir bearbeiten die unterschiedlichsten Arten von Transaktionsanwendungen, aber diese war wegen der Notwendigkeit, die Datenströme all dieser Banken zu konvertieren, anders als die bisherigen,“ erklärte Bill Nichols, der für das Marketing zuständige Vice President von Bluegrass Mailing.
“Die Konvertierung war für mich der größte Horror”
Um die Bank bei diesen dramatischen Veränderungen unterstützen und den Ablauf der Auszugsbearbeitung möglichst effizient automatisieren und konsolidieren zu können, brauchte Bluegrass Mailing die noch nicht gedruckten digitalen Ausgangsdatenströme. „Wir mussten die Datenströme konvertieren, bevor sie weiterbenutzt werden konnten. Das ist eine relativ komplizierte Dienstleistung und gehört nicht zum üblichen Druckgeschäft“, gab Nichols zu bedenken. Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, beschäftigte man sich bei Bluegrass Mailing mit dem Produkt DocBridge Mill von Compart. Nachdem der Rechenzentrumsleiter Tom Patterson von Bluegrass Mailing Compart im Internet gefunden hatte, wandte er sich an einen Kontakt aus der gleichen Dienstleistungsbranche, um in Erfahrung zu bringen, wie sie diese Software für einen Bankkunden in einem ähnlich gelagerten Fall einsetzen. Dabei konnte er sich überzeugen, dass DocBridge Mill zu einem fairen Preis erworben und mit überschaubarem Trainingsaufwand eingeführt wurde sowie problemlos einzurichten und zum Laufen zu bringen war. Das war für ihn überzeugend genug, um das Projekt in Angriff zu nehmen.
„Manche Banken können das liefern, was wir brauchen, in diesem speziellen Anwendungsfall aber mussten wir den Datenstrom lesen und konvertieren“, erklärte Patterson. „Wir mussten daher ein für uns brauchbares Ausgangsformat finden, das sie uns weitergeben konnten. Die Dateien kamen als PDF-Dateien von der Bank, aber sie waren so riesig, dass deren Übertragung uns vor ein großes Problem gestellt hätte.“
Hinzu kam, dass Bluegrass Mailing für ihre Digitaldruckmaschinen PCL als Datenstrom benötigte. Daher war Patterson sehr skeptisch, ob sie aus dem PDF PCLs für jeden einzelnen Kontoauszug herausziehen können. „Das Wort Konvertierung war für mich daher der größte Horror“, betonte er. „Wir waren davon ausgegangen, dass der Kunde diese Aufgabe übernehmen könnte, da sie die Daten unter ihrer Kontrolle haben. Leider waren sie aber nicht in der Lage, sie in ein für uns brauchbares Format umzuwandeln. In dieser Situation versetzte uns Compart in die Lage, diese Aufgabe zu lösen und in das Projekt einzusteigen.“
Maßnahmen zur Sicherstellung der Integrität der Auszüge
Die Dateien, die nun täglich von der Bank als PDF-Dateien kommen, enthalten Informationen von bis zu 8.500 Konten. Bei Transaktionsanwendungen wie dieser Kontoauszugsapplikation gibt es nun mal kein Spielraum für Fehler. Das wiederum hat zur Folge, dass zusätzlich zur Konvertierung Funktionskontrollen eingebaut werden mussten. Um sicher zu gehen, dass sie richtig funktionieren, wurde daher ein 2D-Barcode auf die Vorderseite eines jeden Kontoauszugs aufgebracht.
Beispielsweise nummeriert DocBridge Mill die Vorderseite von jeder Kontoauszugsfolge von 1 bis 20.000. Desweiteren geht DocBridge Mill durch jeden Auszug und zählt die Anzahl seiner Seiten. Bluegrass Mailing fügt anschließend einen Separator mit Seitenzahl, Vorder- und Rückseiten sowie anderen Umbruchmerkmalen ein. „Dank Compart können wir Barcodes verwenden und den gesamten Auszugsstapel in einzelne Kontoauszüge auftrennen.“
Mit dieser Kontrollfunktion kann Bluegrass Mailing sicherstellen, dass alle Dokumente korrekt aufbereitet werden. Falls Auszug 1 und Auszug 2 einmal miteinander vermischt wurden, erkennt das System dies sofort. Unter diesen Umständen können sie die Auszüge mit großer Zuverlässigkeit ausdrucken, da sie immer dann, wenn es einen Papierstau gibt, leicht herausfinden können, an welcher Stelle der Ausdruck angehalten hat und wo sie wieder aufsetzen müssen. Diese wertvolle Funktion stand ihnen vorher nicht zur Verfügung. Andernfalls hätten sie den gesamten Job neu ausdrucken müssen mit der Folge, dadurch sehr viel Zeit und Geld zu verlieren.
Implementierung einer intelligenten Beilagensteuerung
Bluegrass Mailing hat drei Systeme für eine intelligente Beilagensteuerung von Transaktionssendungen. Als weiterer Teil des Produktionsprozesses fügt Compart einen 3-von-9-Barcode ein, mit dem diese Systeme gesteuert werden können. Weitere Auszugsdaten sind in einem zweiten Barcode enthalten, der sicherstellt, dass jede Seite und jeder Auszug verarbeitet wurden und nichts verloren geht.
Compart bietet außerdem Datenstrom-Management-Funktionen, mit denen der Druckdatenstrom in kleine, mittlere und große Postsendungen aufgeteilt werden kann. Mit Hilfe dieser Informationen kann ein Operator nachgeschaltete Zähler manuell auf die entsprechenden Gebühren und Sendungen einstellen. Dadurch ist äußerst wirkungsvoll für einen geordneten und flüssigen Ablauf gesorgt.
Eine Maßnahme zur Kundenbindung
Die Automation des gesamten Prozesses mit Compart hat die Bank dabei unterstützt, ihre Kontoauszugsproduktion zu modernisieren, und durch die schnelle Amortisierung für einen zufriedenen Kunden gesorgt. Bill Nichols ist mit diesem Ergebnis sehr zufrieden, weil es Bluegrass Mailing eine stärkere Position in dieser Art von Lösungen verschafft hat. DocBridge Mill half Bluegrass Mailing, ein Problem zu bewältigen, das der Kunde selbst nicht lösen konnte, und dadurch eine engere Bindung zu diesem wichtigen Kunden geschaffen. Diese Anwendung eignet sich daher auch dafür, bei Bestandskunden neues Geschäft zu generieren – aus Sicht von Marketing-Experten die wertvollste und kosteneffektivste Art der Kundenbindung.
Bluegrass Mailing ist bekannt dafür, sich der Marktsituation anpassen und mit ihr wachsen zu können. Diese Anwendungslösung fügt sich ein in eine lange Serie von Erfolgen, die dem Unternehmen erlaubt, ganz vorne mitzuspielen. Compart’s DocBridge Mill war ursprünglich nur für diesen Bankkunden beschafft worden; nach diesen Ergebnissen will Bluegrass Mailing die Software nun aber auch für andere Lösungen einsetzen. Mit der Lösung von Compart ist das Unternehmen jetzt in der Lage, einen solchen Erfolg auch bei anderen Kunden, die ihre Dokumenten- und Versandlösungen modernisieren wollen, zu wiederholen. Und dieser Erfolg ist Geld wert!